Bruxelles, le 13 mars 2020

Objet : annulation des Assises 2020 à Loutraki

L’évolution préoccupante de la dissémination du Coronavirus dans de nombreux pays européens nous a amenés à prendre la décision d’annuler les Assises 2020 –  après consultation du Conseil d’administration – en raison du risque sanitaire, particulièrement au vu de notre population considérée comme « à risque » par tous les experts.
Cette annulation frappe tant l’AIACE (qui devra supporter d’importants frais d’annulation) que les participants inscrits dans ses aspects financiers.
S’agissant des réservations déjà effectuées, que ce soit dans le cadre d’un forfait ou à la carte, il est possible de les annuler sans frais d’ici au 15 avril sur simple demande adressée à Artion. Toutefois, il est recommandé de ne pas demander de remboursement à ce stade et de conserver l’acompte pour les Assises 2021 qui se tiendront à Loutraki du 15 au 22 mai 2021, si vous souhaitez y participer sur la base d’un programme identique à celui de cette année. Le report des réservations sur l’année prochaine permettrait à l’AIACE d’éviter d’importants dédommagements à l’hôtel.
Pour ce qui est des billets d’avion déjà achetés, il y a lieu tout d’abord de vérifier si votre billet est remboursable ou échangeable ; certaines compagnies font preuve de flexibilité (même avec des billets non remboursables) en offrant la possibilité de changer de vol pendant une période allant de 6 mois à 1 an d’après les compagnies. Si ce n’est pas le cas, il faut vérifier si votre assurance annulation couvre le cas d’épidémies ou non ; certaines le font, la plupart pas. Si vous ne parvenez pas à obtenir de remboursement auprès de la compagnie aérienne ou votre compagnie d’assurance, n’annulez pas encore votre vol ; en effet, si plus tard la compagnie aérienne annule elle-même le vol (et il y a beaucoup d’annulations en perspective ou déjà actuellement), elle est tenue de vous rembourser.

Nous sommes profondément désolés de devoir prendre des mesures aussi radicales, mais l’urgence de la situation l’impose.

 

                                                                        Didier HESPEL